Secretaria: Definición, Funciones y Competencias

Secretaria se le llama a la persona que cumple el trabajo de asistente para tareas administrativas de alguien en un puesto importante. La palabra secretaria deriva del término secretarius del latín que es la forma objetiva de la palabra secreto. Los secretarios se encargan de supervisar asuntos confidenciales de sus jefes.

Las personas que ocupan cargos de importancia o con cierto poder requieren de un asistente o secretaria que lo ayude a manejar sus asuntos. Por ello, lo más normal es que jefes, directivos, políticos, funcionarios, etc. cuenten con secretarias. Las tareas que cumple una secretaria puede variar según la actividad a la que se dedica su jefe.

También se les llama secretaria o secretario a las personas que se encuentran a cargo de un área de alguna institución. Esas áreas se denominan secretarías por lo que la persona a cargo de la misma cuenta con el puesto de secretario. Así, por ejemplo existen cargos políticos donde se les llama secretarios a quienes desempeñan esas actividades.

Un ejemplo de lo dicho anteriormente sería un secretario de estado o incluso algunos ministros son denominados secretarios de su sección. Estos últimos suelen estar a cargo de algún departamento importante en el gobierno en cuestión. Incluso ocurre que algunas organizaciones o grandes empresas cuentan con un secretario general como el cargo administrativo máximo.

Dependiendo el cargo y la importancia del mismo, un secretario o secretaria cuenta con diferentes tareas. Cuando se trata del asistente de una persona con un cargo importante, la secretaria realiza tareas de auxiliar administrativo. En estos casos, sus actividades son aquellas básicas de oficina aunque existen secretarias ejecutivas que realizan tareas más importantes.

Entre las funciones que desempeña una secretaria se encuentran aquellas vinculadas al trabajo de oficina. De esta manera cumple tareas como atender llamadas telefónicas y a las visitas, recibir, procesar y archivar documentos. También debe informar los procesos al departamento que corresponda, tramitar expedientes, llevar la agenda del jefe, entre otras.

Competencias y funciones de una secretaria

Las secretarias deberían tener conocimientos generales sobre los distintos departamentos de la institución en la que trabaja. Esto es necesario para poder desarrollar mejor su rol de secretaria, sobre todo con aquellas áreas vinculadas a la propia. A su vez, debe saber manejar las distintas herramientas y maquinarias que se empleen en el trabajo de oficina.

Saber manejar las máquinas y herramientas que se emplean en la oficina es necesario para desempeñar mejor su trabajo. Así, debería poder manejar computadoras y los programas requeridos en la labor, calculadoras, fotocopiadoras, entre otros. Otros conocimientos deseados en una secretaria son aquellos vinculados al protocolo empresarial e institucional.

Todos estas competencias de una secretaria son importantes para poder gestionar mejor el tiempo y actividades del directivo para el que trabaja. De esta manera, la secretaria facilitará algunas actividades de su jefe ahorrandole tiempo y trabajo para la toma de decisiones que afectan el desarrollo de la organización en cuestión.

Sinónimos de secretaria

mecanógrafo, asistente, pasante