Nota de Remisión: Qué Es, Para Qué Sirve y Cómo Se Usa en el Comercio

Una nota de remisión se trata de un documento mercantil propio del funcionamiento interno de las compañías. Este documento funciona como una prueba física sobre todo acto de compra o venta comercial. Esto quiere decir, que la función de una nota de remisión es constatar por escrito con la firma del receptor que ha recibido un pedido de mercadería.

La emisión de una nota de remisión tiene por objetivo acreditar que un pedido ha sido entregado correctamente. Para que este documento tenga validez, es necesario que la persona que recibe la mercadería lo firme. De lo contrario no existe constatación legal sobre la entrega de dicho pedido.

Este documento es de utilidad para el comprador y el vendedor involucrados en un intercambio mercantil. De esta manera, el comprador puede comparar este documento con la nota de pedido para comprobar que recibió todo en orden. Además le sirve para chequear que el importe y los elementos facturados sean los que ha recibido.

En cuanto al vendedor, la nota de remisión le sirve como constancia de que entregó la mercadería en conformidad con el receptor. Cuando el receptor firma la nota de remisión está aceptando el pedido, confirma la recepción de esa mercadería. La nota de remisión debe emitirse por duplicado para que cada parte se quede con una copia de la transacción.

Por tratarse de un documento legal y comercial, la nota de remisión debe incluir una serie de datos e información obligatoria. En primer lugar debe enumerar los productos que se incluyen en el pedido que se va a entregar. También debe tener la razón social de la empresa vendedora, así como la fecha y el lugar de la entrega y los datos del receptor.

Aunque lo normal es que este documento se emita por duplicado con una copia para el vendedor y otra para el comprador, se suele emplear una copia extra. Esto quiere decir que generalmente la nota de remisión se emite por triplicado, siendo la tercer copia para el transportista. El triplicado le corresponde a los que realizan la entrega en caso de que existan quejas sobre el traslado del pedido.

Características de la nota de remisión

Aunque este documento comercial cuenta con validez legal, no se considera un documento contable. Esto quiere decir que no cuenta con los valores tributarios o pecuniarios propios de las facturas. Por esta razón podemos decir que se trata de documentos de diferente naturaleza donde la nota de remisión sirve únicamente para verificación interna.

Este documento comercial cuenta con diferentes nombres en los países latinoamericanos. Así, en Argentina se le llama remito, mientras que en Chile recibe el nombre de guía de despacho. En países como Bolivia, Costa Rica y Guatemala se le llama nota de entrega y en República Dominicana le dicen conduce. Por su parte, Ecuador y Perú lo llaman guía de remisión.

En el ámbito comercial es de suma importancia emitir ciertas certificaciones que den cuenta de todo tipo de transacción comercial. Por esta razón cada vez que se lleva a cabo una acción entre dos partes es necesario dejarlo asentado por escrito. Sobre todo, como en el caso de una transacción, intervienen terceros.